Faktur Pajak harus diisi secara lengkap, jelas, dan benar sesuai dengan keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 ayat (5) Undang-Undang PPN 1984, serta ditandatangani oleh pejabat/kuasa yang ditunjuk oleh PKP untuk menandatanganinya. Dalam hal diperlukan, PKP dapat menambahkan keterangan lain dalam Faktur Pajak selain keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 ayat (5) Undang-Undang PPN 1984.

Faktur Pajak tergolong sebagai Faktur Pajak cacat apabila tidak diisi secara lengkap, jelas, benar, dan/atau tidak ditandatangani.

Kode dan Nomor Seri Faktur Pajak

Pengusaha Kena pajak harus menerbitkan Faktur Pajak dengan menggunakan Kode dan Nomor Seri Faktur Pajak yang telah ditetapkan. Kode Faktur Pajak terdiri dari 6 digit yang terdiri dari 2 digit kode transaksi, 1 digit kode status dan 3 digit kode cabang. Sementara itu Nomor Seri Faktur Pajak terdiri dari 10 digit dengan rincian 2 digit tahun penerbitan dan 8 digit nomor urut.

Adapun tatacara pengisian kode transaksi adalah sebagai berikut:

  1. Kode 01. Kode ini digunakan atas penyerahan BKP/JKP kepada pihak lain yang bukan Pemungut PPN, termasuk penyerahan kepada Perwakilan Negara Asing atau Perwakilan Organisasi Internasional yang tidak mendapat persetujuan untuk diberikan fasilitas perpajakan oleh Menteri Keuangan, dan penyerahan BKP/JKP antar Pemungut PPN selain Bendahara Pemerintah, yang PPN-nya dipungut oleh pihak yang menyerahkan BKP/JKP. Kode ini digunakan dalam hal penyerahan dilakukan kepada selain Pemungut PPN dan bukan merupakan jenis penyerahan sebagaimana dimaksud pada kode 04 sampai dengan kode 09.
  2. Kode 02. Kode ini digunakan untuk penyerahan kepada Pemungut PPN Bendahara Pemerintah.
  3. Kode 03. Kode ini digunakan atas penyerahan BKP/JKP kepada Pemungut PPN selain Bendahara Pemerintah.
  4. Kode 04. Kode ini digunakan atas penyerahan BKP dan/atau JKP yang menggunakan DPP dengan Nilai Lain.
  5. Kode 05. Kode ini sudah tidak digunakan lagi sejak 1 April 2010.
  6. Kode 06. Kode ini digunakan atas penyerahan BKP dan/atau JKP selain jenis penyerahan pada kode 01 sampai dengan kode 04 dan penyerahan BKP kepada orang pribadi pemegang paspor luar negeri (turis asing).
  7. Kode 07. Kode ini digunakan untuk penyerahan yang PPN atau PPN dan PPn BM-nya Tidak Dipungut kepada selain Pemungut PPN, penyerahan yang PPN atau PPN dan PPn BM-nya Ditanggung Pemerintah (DTP) kepada selain Pemungut PPN, dan penyerahan ke Kawasan Bebas/Kawasan Ekonomi Khusus (KEK) kepada selain Pemungut PPN.
  8. Kode 08. Kode ini digunakan atas penyerahan yang dibebaskan dari pengenaan PPN atau PPN dan PPn BM, berdasarkan peraturan khusus yang berlaku.
  9. Kode 09. Kode ini digunakan untuk penyerahan Aktiva Pasal 16D kepada selain Pemungut PPN.

Kode status diisi dengan angka 0 jika merupakan Faktur Pajak normal. Kode status diisi angka 1 jika Faktur Pajak yang diterbitkan merupakan Faktur Pajak pengganti.

Tatacara pengisian kode cabang bagi Pengusaha Kena Pajak yang telah mendapat ijin pemusatan PPN terutang yang :

  1. sistem penerbitan Faktur Pajak-nya belum online antara Kantor Pusat dan Kantor-kantor Cabang-nya; dan/atau
  2. Kantor Pusat dan/atau Kantor-kantor Cabang-nya ada yang ditetapkan sebagai Penyelenggara Kawasan Berikat dan/atau ditetapkan sebagai Pengusaha Di Kawasan Berikat dan/atau mendapat fasilitas Kemudahan Impor Tujuan Ekspor;

maka Kode Cabang ditentukan sendiri secara berurutan, diisi dengan kode ’000′ untuk Kantor Pusat dan dimulai dari kode ’001′ untuk Kantor Cabang. Untuk Pengusaha Kena Pajak selain di atas, maka Kode Cabang diisi dengan kode “000”. Misal PKP yang tidak melakukan pemusatan PPN, maka kode cabang masing-masing cabang adalah “000”. Begitu pula jika PKP yang telah dipusatkan tetapi sistem penerbitan Faktur Pajaknya telah online, maka kode cabangnya adalah “000”.

Tahun Penerbitan yang digunakan pada Nomor Seri Faktur Pajak ditulis dengan mencantumkan dua digit terakhir dari tahun diterbitkannya Faktur Pajak, contohnya tahun 2009 ditulis ’09′. Demikian juga jika Faktur Pajak diterbitkan tahun 2012, maka 2 digit tahun penerbitan diisi “12”.

Untuk nomor urut, ketentuan pengisiannya adalah sebagai berikut:

  1. Nomor Urut pada Nomor Seri Faktur Pajak dan tanggal Faktur Pajak harus dibuat secara berurutan, tanpa perlu dibedakan antara Kode Transaksi, Kode Status Faktur Pajak, Faktur Pajak yang tidak diisi dengan keterangan identitas pembeli BKP/JKP, atau mata uang yang digunakan dalam transaksi.
  2. Penerbitan Faktur Pajak dimulai dari Nomor Urut 00000001 pada setiap awal tahun takwim, yaitu mulai Masa Pajak Januari dan secara berurutan, kecuali bagi Pengusaha Kena Pajak yang baru dikukuhkan, Nomor Urut 00000001 dimulai sejak Masa Pajak Pengusaha Kena Pajak dikukuhkan. Bagi Pengusaha Kena Pajak telah dipusatkan tetapi sistem penerbitan Faktur Pajaknya belum online, maka Nomor Urut 00000001 (satu) dimulai pada setiap awal tahun takwim Masa Pajak Januari pada masing-masing Kantor Pusat dan Kantor-kantor Cabangnya, kecuali bagi Kantor Cabang yang baru dikukuhkan, Nomor Urut 00000001 dimulai sejak Masa Pajak Kantor Cabang dikukuhkan.
  3. Apabila sebelum Masa Pajak Januari tahun berikutnya, Nomor Urut telah habis digunakan oleh Pengusaha Kena, maka Pengusaha Kena Pajak harus menerbitkan Faktur pajak dengan Nomor Urut dimulai dari Nomor Urut 00000001 (satu).

Dalam hal Pengusaha Kena Pajak melakukan kesalahan dalam pengisian Kode dan Nomor Seri, maka Faktur Pajak yang diterbitkan merupakan Faktur Pajak cacat.