Sebagaimana kita ketahui, mulai 1 April 2013 Ditjen Pajak memperkenalkan sistem baru penomoran faktur pajak berdasarkan Peraturan Dirjen Pajak Nomor PER-24/PJ/2012 tanggal 22 November 2012 . Berikut ini adalah prosedur dan tatacara penomoran faktur pajak yang harus diketahui Pengusaha Kena Pajak (PKP) sebagaimana dinyatakan dalam Surat Edaran Dirjen Pajak Nomor SE-52/PJ/2012.

Permohonan Kode Aktivasi dan Password

Hal pertama yang harus dilakukan PKP adalah mengajukan permohonan tertulis untuk mendapatkan Kode Aktivasi dan Password yang nantinya digunakan untuk masuk ke sistem pemberian nomor seri faktur pajak.

Pemohonan Kode Aktivasi dan Password bisa diterima atau ditolak. Permohonan PKP diterima dalam hal PKP telah dilakukan registrasi ulang PKP dan hasilnya menyatakan status PKP tetap, atau dibuatkan berita acara pembatalan pencabutan PKP. Permohonan juga bisa diterima bila PKP telah dilakukan veraifikasi dalam rangka pengukuhan PKP dengan kesimpulan menerima permohonan Wajib Pajak untuk dikukuhkan sebagai PKP.

Permohonan ditolak apabila PKP belum diregistrasi ulang/diverifikasi, PKP telah diregistrasi ulang PKP dan kesimpulannya status PKP dicabut, atau PKP telah dilakukan verifikasi dalam rangka pengukuhan PKP dengan kesimpulan menolak permohonan pengukuhan PKP.

Dalam hal permohonan Kode Aktivasi dan Password disetujui, PKP akan menerima:

  • Surat Pemberitahuan Kode Aktivasi yang diberikan KPP kepada PKP melalui jasa pos tercatat/jasa ekspedisi/kurir ke alamat PKP sesuai dengan data yang ada pada Sistem Informasi Direktorat Jenderal Pajak; dan
  • Password yang diberikan KPP kepada PKP melalui surat elektronik (email).

Dalam hal permohonan ditolak, PKP akan menerima surat Penolakan Pemberian Kode Aktivasi yang dikirimkan oleh KPP melalui pos tercatat/jasa ekspedisi/kurir ke alamat PKP sesuai dengan data yang ada pada Sistem Informasi Direktorat Jenderal Pajak.

Surat Pemberitahuan Kode Aktivasi dan surat Penolakan Pemberian Kode Aktivasi ditandatangani oleh Kepala Seksi Pelayanan di Kantor Pelayanan Pajak. Surat-surat ini akan dikirimkan oleh KPP dengan menggunakan pos tercatat/jasa ekspedisi/jasa kurir.

Penerbitan Surat Pemberitahuan Kode Aktivasi dan surat Penolakan Pemberian Kode Aktivasi dilakukan dalam jangka waktu maksimal tiga hai kerja sejak permohonan diterima lengkap.

Permintaan Nomor Seri Faktur Pajak

Apabila PKP sudah mendapatkan Kode Aktivasi (melalui surat) dan Password (melalui email), PKP dapat mengajukan permintaan Nomor Seri Faktur Pajak ke KPP tempat PKP dikukuhkan

Petugas Khusus yang ditunjuk akan menerima surat permintaan dari PKP. Dalam hal surat permintaan belum diisi lengkap, Petugas meminta kepada PKP untuk melengkapinya. Dalam hal surat permintaan sudah diisi lengkap, Petugas masuk ke sistem pemberian Nomor Seri Faktur Pajak nasional dan menginput data permintaan PKP.

Petugas mempersilahkan PKP untuk menginput Kode Aktivasi dan Password pada sistem secara mandiri. Dalam hal PKP salah menginputkan Kode Aktivasi dan/atau Password, surat permintaan dikembalikan kepada PKP. Dalam hal Kode Aktivasi dan Password yang diinput PKP benar, Petugas melanjutkan ke proses selanjutnya.

Proses berikutnya adalah Petugas menginput masa pajak SPT Masa PPN yang telah dilapor selama 3 bulan berturut-turut yang telah jatuh tempo pada tanggal permintaan beserta jumlah penerbitan Faktur Pajaknya. Dalam hal PKP belum melaporkan SPT Masa PPN untuk 3 (tiga) bulan berturut-turut yang telah jatuh tempo pada tanggal permintaan diajukan, surat permintaan dikembalikan ke PKP.

Dalam hal PKP sudah melaporkan SPT Masa PPN untuk 3 (tiga) bulan berturut-turut yang telah jatuh tempo pada tanggal permintaan diajukan, Petugas mencetak dan memaraf Surat Pemberitahuan Nomor Seri Faktur Pajak.

Setelah Surat Pemberitahuan Nomor Seri Faktur Pajak ditandatangani oleh Kepala Seksi Pelayanan, Petugas menyerahkan langsung Surat Pemberitahuan Nomor Seri Faktur Pajak ke PKP. Penerbitan Surat Pemberitahuan Nomor Seri Faktur Pajak ini dilakukan pada hari yang sama sejak permintaan diterima secara lengkap.

Adapun jumlah nomor faktur pajak yang diberikan adalah maksimal 75 nomor seri faktur pajak untuk PKP baru atau PKP yang melaporkan SPT secara manual/hardcopy. Sementara itu, untuk PKP yang melaporkan SPT Masa secara elektronik (e-SPT), maksimal jumlah nomor seri yang dapat diberikan adalah 120% dari jumlah dari jumlah penerbitan Faktur Pajak selama 3 (tiga) bulan sebelumnya.

Pengembalian dan Pengawasan Nomor Seri Faktur Pajak Yang Tidak Digunakan

PKP berkewajiban melaporkan Nomor Seri Faktur Pajak yang tidak digunakan. Selanjutnya  KPP akan melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pemberian Nomor Seri Faktur Pajak kepada PKP, baik mengenai permintaan Nomor Seri Faktur Pajak maupun penggunaan Nomor Seri Faktur Pajak dan pelaporan Nomor Seri Faktur Pajak yang Tidak Digunakan oleh PKP.

Ya, pihak KPP akan melakukan kompilasi atas Nomor Seri Faktur Pajak yang telah diberikan kepada PKP dan menyandingkannya dengan Nomor Seri Faktur Pajak yang telah dilaporkan oleh PKP melalui SPT dan Surat Pemberitahuan Nomor Seri Faktur Pajak yang Tidak Digunakan.

Apabila terdapat ketidakcocokan, nampaknya pihak KPP, melalui Seksi Pengawasan dan Konsultasi dapat langsung melakukan verifikasi.

Kesimpulan

Mulai 1 April 2013, DJP memperkenalkan sistem baru penomoran faktur pajak. Pengusaha Kena Pajak harus memperoleh dulu Kode Aktivasi dan Password yang nantinya akan digunakan untuk mendapatkan nomor seri faktur pajak.

Dengan sistem ini, PKP akan datang secara periodik ke KPP untuk meminta nomor seri faktur pajak. Kehadiran secara fisik PKP mutlak diperlukan karena Petugas Pajak tidak dapat memberikan nomor seri faktur pajak, kecuali PKP menginputkan kode aktivasi dan password ke dalam sistem pemberian nomor seri faktur pajak.

Sistem ini juga akan membuat bertambahnya pekerjaan di KPP berupa pelayanan pemberian kode aktivasi dan password, pelayanan pemberian nomor seri faktur pajak, dan pengawasan atas nomor seri faktur pajak yang diberikan, nomor seri yang dilaporkan, dan nomor seri yang tidak digunakan.